Polityka prywatności

1. Wstęp

Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej https://eventhalllounge.com, prowadzonej przez EVENT HALL LOUNGE. Dbamy o to, aby korzystanie z naszej strony – niezależnie od tego, czy planujesz wieczór kasynowy, spotkanie pokerowe czy event firmowy – było bezpieczne i przejrzyste pod względem przetwarzania danych.

Dokument ten został przygotowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami dotyczącymi świadczenia usług drogą elektroniczną.

Polityka prywatności określa, jakie dane osobowe zbieramy, w jakich celach i na jakiej podstawie je przetwarzamy, a także jakie prawa przysługują osobom odwiedzającym stronę i korzystającym z naszych usług eventowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników strony https://eventhalllounge.com jest:

EVENT HALL LOUNGE
(podmiot organizujący eventy, wieczory kasynowe, wieczory pokerowe i spotkania tematyczne w Polsce)
Adres e-mail do kontaktu w sprawach ochrony danych: [email protected]

Administrator odpowiada za zapewnienie zgodności procesów przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami, w tym za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, prowadzenie wymaganej dokumentacji oraz reagowanie na zgłoszenia i żądania osób, których dane dotyczą.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności realizacji praw wynikających z RODO, możesz skontaktować się z Administratorem poprzez adres e-mail wskazany powyżej lub przez formularz kontaktowy dostępny na stronie /contact-us/.

3. Zakres i cele przetwarzania danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu EVENT HALL LOUNGE możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak: imię, nazwisko, nazwa firmy;
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu oraz – w razie potrzeby – dane adresowe do korespondencji lub rozliczeń;
• dane dotyczące organizowanego wydarzenia: preferowana data, lokalizacja, rodzaj eventu (np. wieczór kasynowy, poker night, event firmowy), szacunkowa liczba uczestników, dodatkowe oczekiwania;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące aktywności na stronie, używana przeglądarka i urządzenie.

Dane te przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Obsługa zapytań i rezerwacji eventów – w szczególności odpowiedź na zapytania przesłane przez formularz kontaktowy na stronie /contact-us/, przygotowanie oferty, potwierdzenie terminu, ustalenie szczegółów wydarzenia. Podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Realizacja zawartej umowy – organizacja i obsługa wieczorów kasynowych, poker nights oraz innych formatów eventowych zamówionych przez klienta. Podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe – wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji księgowej. Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Marketing usług własnych – prezentowanie aktualnej oferty EVENT HALL LOUNGE, informacji o nowych formatach rozrywki, promocjach lub wybranych inspiracjach eventowych (np. poprzez newsletter, jeśli zostanie uruchomiony). Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zakresie marketingu bezpośredniego lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeśli będzie wymagana odrębnymi przepisami.
• Utrzymanie bezpieczeństwa i poprawy jakości serwisu – analityka statystyczna, monitorowanie ruchu na stronie, wykrywanie potencjalnych nadużyć lub prób nieuprawnionego dostępu. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zarządzaniu serwisem i jego rozwojem.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić nam przedstawienie oferty lub świadczenie usług.

4. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO. W szczególności masz prawo do:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza Twoje dane, a jeśli tak, to w jakim zakresie, w jakich celach oraz przez jaki okres;
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych osobowych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez przepisy, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy wycofasz zgodę, a nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania zastrzeżeń co do prawidłowości danych lub sprzeciwu wobec przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania – w szczególności wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego oraz wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Dane kontaktowe i procedura składania skarg są dostępne na stronie https://uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z powyższych praw, możesz skontaktować się z nami poprzez adres e-mail [email protected] lub formularz na stronie /contact-us/. Postaramy się odpowiedzieć na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie wskazanym w obowiązujących przepisach.

5. Bezpieczeństwo danych osobowych

EVENT HALL LOUNGE wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych użytkowników przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy bezprawnym ujawnieniem.

W szczególności stosujemy m.in.:

• rozwiązania ograniczające dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych, które potrzebują ich do realizacji swoich obowiązków;
• bezpieczne mechanizmy komunikacji w sieci (np. szyfrowane połączenie HTTPS na stronie https://eventhalllounge.com);
• procedury tworzenia kopii zapasowych oraz ich testowania;
• współpracę wyłącznie z zaufanymi dostawcami usług IT, którzy zapewniają odpowiedni poziom zabezpieczenia danych;
• regularne przeglądy stosowanych środków bezpieczeństwa oraz ich aktualizację w razie potrzeby.

W przypadku wystąpienia incydentu naruszenia ochrony danych osobowych, podejmiemy działania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym ocenę skutków naruszenia, ewentualne zgłoszenie do organu nadzorczego oraz – jeśli będzie to wymagane – poinformowanie osób, których dane dotyczą.

6. Odbiorcy danych i udostępnianie informacji

W związku z realizacją naszych usług eventowych oraz obsługą strony internetowej dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom działającym na nasze zlecenie lub we współpracy z nami. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• podwykonawcy zaangażowani w organizację wydarzeń, tacy jak obsługa techniczna eventu, prowadzący wieczory kasynowe, animatorzy, DJ-e lub inne osoby współpracujące przy realizacji wieczorów tematycznych – w zakresie niezbędnym do realizacji umowy;
• dostawcy usług IT, w tym firm hostingowych, firm obsługujących infrastrukturę serwerową, narzędzia analityczne lub systemy do wysyłki korespondencji elektronicznej;
• podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze lub prawne;
• operatorzy płatności – jeśli w przyszłości udostępnimy możliwość dokonywania płatności online za pośrednictwem strony;
• organy publiczne i inne instytucje uprawnione na podstawie przepisów prawa, jeśli wystąpią z odpowiednim żądaniem.

Każdorazowo przekazanie danych odbywa się w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz, w miarę potrzeby, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, które zapewniają zgodność z wymaganiami RODO.

Administrator nie udostępnia danych osobowych osobom trzecim bez podstawy prawnej ani nie sprzedaje danych w celach komercyjnych niezwiązanych z działalnością EVENT HALL LOUNGE.

7. Przekazywanie danych do państw trzecich

Zasadniczo dane osobowe użytkowników przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku korzystania z usług dostawców technologii lub narzędzi (np. rozwiązań chmurowych, systemów analitycznych lub marketingowych), którzy mogą przechowywać dane poza EOG, przekazanie danych będzie odbywać się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

Takimi zabezpieczeniami mogą być w szczególności:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w danym państwie trzecim;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
• inne mechanizmy przewidziane w art. 46–49 RODO, zapewniające odpowiednią ochronę danych.

Informacje o aktualnie stosowanych rozwiązaniach oraz potencjalnym przekazywaniu danych poza EOG możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem [email protected].

8. Cookies i podobne technologie

Strona https://eventhalllounge.com wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie, aby zapewnić prawidłowe działanie serwisu, umożliwić wygodną nawigację pomiędzy podstronami (np. /events/, /poker/, /formats/, /about/, /contact-us/) oraz w celach statystycznych i ewentualnie marketingowych.

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (np. komputerze, smartfonie), które przeglądarka przesyła do serwera przy każdej wizycie na stronie. Dzięki cookies możemy m.in.:

• zapewnić prawidłowe wyświetlanie i działanie strony;
• dostosować treści do preferencji użytkownika i usprawnić korzystanie z serwisu;
• prowadzić anonimowe statystyki odwiedzin, które pomagają rozwijać ofertę EVENT HALL LOUNGE.

Szczegółowe informacje na temat stosowanych rodzajów cookies, okresu ich przechowywania oraz sposobu zarządzania ustawieniami ciasteczek znajdziesz w odrębnym dokumencie Polityka cookies.

Większość przeglądarek internetowych umożliwia samodzielne zarządzanie ustawieniami cookies, w tym ich blokowanie lub usuwanie. Pamiętaj jednak, że całkowite zablokowanie cookies może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji serwisu, w tym formularzy kontaktowych i elementów interaktywnych.

9. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane są przetwarzane, oraz od wymogów wynikających z przepisów prawa. Co do zasady:

• dane przekazane w związku z zapytaniem ofertowym przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi zapytania i komunikacji z Tobą, a następnie przez okres nieprzekraczający 24 miesięcy w celach archiwalnych i dowodowych (na potrzeby ewentualnych roszczeń lub ustalenia historii kontaktu);
• dane przetwarzane w związku z zawarciem i realizacją umowy (organizacja eventu, wieczoru kasynowego, poker night itd.) przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas wymagany przez przepisy dotyczące przedawnienia roszczeń oraz przechowywania dokumentacji księgowej (co do zasady do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy);
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. zgoda marketingowa) przechowujemy do czasu jej cofnięcia lub do momentu, w którym uznamy, że dane stały się nieaktualne;
• dane przetwarzane na potrzeby marketingu opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora przechowujemy do zgłoszenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania lub do czasu, aż cele przetwarzania zostaną zrealizowane.

Po upływie odpowiedniego okresu dane są usuwane, anonimizowane lub ograniczane do niezbędnego zakresu, jeśli dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

10. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

• zmian w obowiązujących przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych i usług elektronicznych;
• modyfikacji funkcjonalności serwisu https://eventhalllounge.com lub wprowadzenia nowych form kontaktu i usług (np. dodatkowych formularzy rezerwacyjnych, panelu klienta);
• zmian organizacyjnych po stronie Administratora lub jego partnerów.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie /privacy-policy/. O istotnych zmianach możemy poinformować dodatkowo poprzez komunikat na stronie, a w przypadku usług wymagających rejestracji lub stałego kontaktu – również za pośrednictwem podanych danych kontaktowych.

W nagłówku niniejszego dokumentu wskazujemy datę ostatniej aktualizacji, abyś zawsze wiedział, czy zapoznałeś się z najnowszą wersją zasad ochrony prywatności.

11. Dane kontaktowe i reklamacje

Wszelkie pytania, wnioski lub zastrzeżenia związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw opisanych w niniejszej polityce możesz kierować do nas za pośrednictwem:

• adresu e-mail dedykowanego ochronie danych: [email protected];
• formularza kontaktowego dostępnego na stronie /contact-us/.

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza postanowienia niniejszej Polityki lub przepisy prawa, masz prawo złożyć reklamację bezpośrednio do Administratora. Rozpatrzymy ją niezwłocznie, nie później niż w terminie wskazanym w obowiązujących przepisach, i udzielimy odpowiedzi na podany przez Ciebie adres kontaktowy.

Niezależnie od powyższego przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.