Regulamin serwisu i organizacji wydarzeń

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy dokument (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania ze strony internetowej https://eventhalllounge.com (dalej: „Serwis”) oraz zasady świadczenia usług organizacji wydarzeń tematycznych przez EVENT HALL LOUNGE (dalej: „Organizator”).

1.2. Korzystanie z Serwisu jest równoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, dobrymi obyczajami oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu.

1.3. Serwis skierowany jest do osób pełnoletnich oraz podmiotów gospodarczych zainteresowanych organizacją wydarzeń rozrywkowych, w szczególności wieczorów kasynowych, poker nights, imprez tematycznych i innych formatów eventowych o charakterze rozrywkowo–integracyjnym.

1.4. Organizator nie prowadzi gier hazardowych w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych. Wszystkie proponowane w ramach wydarzeń aktywności mają charakter wyłącznie rozrywkowy i integracyjny, bez możliwości wypłaty wygranych pieniężnych ani rzeczowych.

1.5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Użytkownik.

2. Definicje pojęć

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom przypisuje się następujące znaczenie:

2.1. Użytkownik – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z Serwisu lub składająca zapytanie w celu organizacji Wydarzenia.

2.2. Usługa – usługa organizacji wydarzeń tematycznych świadczona przez Organizatora na rzecz Klienta, w szczególności przygotowanie, koordynacja oraz obsługa wieczorów kasynowych, poker nights, tematycznych spotkań towarzyskich oraz interaktywnych doświadczeń eventowych.

2.3. Wydarzenie – pojedyncze wydarzenie organizowane przez Organizatora na rzecz Klienta, obejmujące w szczególności przygotowanie scenografii, sprzętu, animacji, programu rozrywkowego oraz obsługi według indywidualnych ustaleń stron.

2.4. Umowa – umowa o świadczenie Usług organizacji Wydarzenia, zawierana pomiędzy Organizatorem a Klientem, na podstawie zaakceptowanej oferty lub podpisanego dokumentu umowy, określająca w szczególności zakres Usługi, termin, miejsce realizacji oraz wynagrodzenie.

2.5. Klient – Użytkownik, który zawarł z Organizatorem Umowę na organizację Wydarzenia.

2.6. Formularz kontaktowy – interaktywny formularz udostępniony w Serwisie, w szczególności na stronie Kontakt, służący do przesyłania zapytań dotyczących oferty oraz rezerwacji Wydarzeń.

2.7. Dni robocze – wszystkie dni tygodnia od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

3. Zakres i rodzaj usług

3.1. EVENT HALL LOUNGE świadczy na rzecz Klientów Usługi polegające na kompleksowej organizacji wydarzeń rozrywkowych o charakterze tematycznym, w szczególności:

3.1.1. organizację wieczorów kasynowych z wykorzystaniem rekwizytów stylizowanych na gry kasynowe (m.in. ruletka, blackjack, poker, kości) w formule rozrywkowej, bez realnych zakładów pieniężnych;

3.1.2. organizację dedykowanych wieczorów pokerowych (poker nights) w ramach wydarzeń firmowych, prywatnych i integracyjnych, prowadzonych przez profesjonalnych krupierów–anima­torów;

3.1.3. przygotowanie formatów rozrywkowych dopasowanych do charakteru wydarzenia Klienta, w tym gier integracyjnych, interaktywnych atrakcji eventowych oraz tematycznych gier towarzyskich;

3.1.4. organizację wydarzeń specjalnych, takich jak imprezy firmowe, gale, wieczory tematyczne, urodziny, wieczory panieńskie i kawalerskie czy eventy marketingowe.

3.2. Szczegółowy zakres Usługi każdorazowo określany jest indywidualnie w ofercie lub Umowie, z uwzględnieniem potrzeb i wytycznych Klienta, w tym liczby uczestników, miejsca, daty oraz planowanego budżetu.

3.3. Informacje prezentowane w Serwisie, w szczególności opisy usług, zdjęcia, wizualizacje oraz przykładowe scenariusze, mają charakter poglądowy i marketingowy. Ostateczny kształt Wydarzenia może odbiegać od materiałów prezentowanych online, przy zachowaniu kluczowych założeń uzgodnionych z Klientem.

3.4. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji oferty dostępnej w Serwisie, w tym wprowadzania nowych usług, czasowego ograniczenia ich dostępności, a także organizacji akcji promocyjnych na zasadach odrębnie określonych.

4. Zasady rezerwacji i zawarcia umowy

4.1. W celu dokonania rezerwacji Wydarzenia Użytkownik może skontaktować się z Organizatorem za pośrednictwem Formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie, telefonicznie, e‑mailowo lub innym kanałem komunikacji wskazanym na stronie Kontakt.

4.2. W zapytaniu Użytkownik powinien podać w szczególności: przybliżony termin Wydarzenia, miejsce realizacji (miasto / obiekt), szacowaną liczbę uczestników, preferowany format atrakcji oraz inne istotne informacje organizacyjne.

4.3. Na podstawie otrzymanego zapytania Organizator przygotowuje wstępną ofertę zawierającą opis proponowanej Usługi, orientacyjny harmonogram, zakres świadczeń oraz szacunkową wycenę. Ofertę przesyła się Użytkownikowi w formie elektronicznej na wskazany adres e‑mail lub w inny uzgodniony sposób.

4.4. Zawarcie Umowy następuje z chwilą:

4.4.1. pisemnego potwierdzenia przyjęcia oferty przez Klienta (w tym w formie wiadomości e‑mail), oraz

4.4.2. dokonania przez Klienta przedpłaty / zadatku w wysokości i terminie określonym w ofercie lub Umowie, chyba że strony postanowią inaczej.

4.5. Brak wymaganej płatności w uzgodnionym terminie może zostać uznany za rezygnację z rezerwacji, bez obowiązku realizacji Wydarzenia po stronie Organizatora.

4.6. Zmiana terminu, zakresu lub miejsca Wydarzenia po zawarciu Umowy jest możliwa wyłącznie za zgodą obu stron i może wiązać się ze zmianą wynagrodzenia, harmonogramu lub zastosowaniem dodatkowych opłat, w szczególności w przypadku kosztów poniesionych wcześniej przez Organizatora.

4.7. Klient zobowiązany jest zapewnić warunki techniczne i lokalowe umożliwiające prawidłową realizację Wydarzenia, w szczególności dostęp do przestrzeni eventowej, mediów, dojazdu oraz wymaganych zgód administracyjnych, jeśli są konieczne.

5. Płatności i warunki finansowe

5.1. Wynagrodzenie za Usługi ustalane jest indywidualnie dla każdego Wydarzenia, z uwzględnieniem zakresu świadczeń, liczby uczestników, miejsca realizacji, czasu trwania oraz dodatkowych wymagań Klienta.

5.2. Dostępne formy płatności obejmują w szczególności:

5.2.1. przelew bankowy na rachunek Organizatora wskazany w ofercie lub Umowie,

5.2.2. inne formy płatności uzgodnione indywidualnie z Klientem.

5.3. Terminy płatności, wysokość przedpłaty / zadatku oraz zasady rozliczenia końcowego określane są w ofercie lub Umowie. Co do zasady, część wynagrodzenia płatna jest z góry tytułem rezerwacji terminu, a pozostała część – najpóźniej w dniu realizacji Wydarzenia lub w terminie wskazanym na fakturze.

5.4. W przypadku opóźnienia w płatnościach Organizator jest uprawniony do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie oraz wstrzymania się z realizacją Usługi do czasu uregulowania zaległych należności.

5.5. Zasady zwrotów i rozliczeń w przypadku odwołania lub zmiany terminu Wydarzenia przez Klienta określane są indywidualnie w Umowie. Organizator może zastrzec w szczególności:

5.5.1. bezzwrotny charakter całości lub części zadatku, w szczególności w przypadku poniesienia wcześniejszych kosztów przygotowawczych,

5.5.2. obowiązek pokrycia przez Klienta kosztów stałych i przygotowawczych, które nie mogą zostać odzyskane lub przeniesione na inne wydarzenie.

5.6. Wszelkie ceny wskazane w ofercie lub Umowie są cenami netto lub brutto, w zależności od wyraźnego oznaczenia, i mogą zostać powiększone o należny podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Odpowiedzialność i reklamacje

6.1. Organizator zobowiązuje się do dochowania należytej staranności przy przygotowaniu i realizacji Wydarzenia, zgodnie z przyjętą Umową oraz ustaleniami poczynionymi z Klientem.

6.2. Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie uczestników Wydarzenia, w szczególności za przestrzeganie przepisów porządkowych obowiązujących w miejscu realizacji Wydarzenia, zasad bezpieczeństwa oraz zaleceń obsługi technicznej i animatorów.

6.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe na skutek nieprzestrzegania przez uczestników Wydarzenia poleceń obsługi, obowiązujących regulaminów obiektu, spożycia alkoholu lub środków odurzających, jak również za szkody powstałe z winy Klienta lub osób trzecich, za które ponosi on odpowiedzialność.

6.4. Ewentualne reklamacje dotyczące sposobu realizacji Usługi Klient może zgłaszać pisemnie lub mailowo na dane kontaktowe Organizatora wskazane w Serwisie, nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia realizacji Wydarzenia.

6.5. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane Klienta umożliwiające jego identyfikację, oznaczenie Wydarzenia, opis zgłaszanych zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozstrzygnięcia.

6.6. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Klient informowany jest w formie odpowiadającej sposobowi złożenia reklamacji, chyba że strony uzgodnią inny kanał komunikacji.

6.7. W przypadku sporu strony będą dążyć w pierwszej kolejności do polubownego rozwiązania sprawy. W razie braku porozumienia, spór zostanie poddany rozstrzygnięciu właściwego sądu powszechnego zgodnie z siedzibą Organizatora lub inną właściwością ustaloną zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

7. Prawa autorskie i własność intelektualna

7.1. Wszelkie treści zamieszczone w Serwisie, w szczególności teksty, opisy usług, zdjęcia, grafiki, materiały wideo, elementy identyfikacji wizualnej, logotyp EVENT HALL LOUNGE, układ strony oraz zastosowane rozwiązania graficzne i techniczne stanowią przedmiot ochrony prawnej, w tym ochrony praw autorskich i praw własności przemysłowej.

7.2. Korzystanie z Serwisu przez Użytkowników nie oznacza nabycia jakichkolwiek praw do utworów i oznaczeń w nim zawartych. Zabronione jest w szczególności kopiowanie, modyfikowanie, rozpowszechnianie, publikowanie lub wykorzystywanie materiałów udostępnionych w Serwisie w jakiejkolwiek formie bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora lub innego uprawnionego podmiotu.

7.3. Klient, który przekazuje Organizatorowi jakiekolwiek materiały (np. logotypy, grafiki, treści promocyjne) na potrzeby przygotowania Wydarzenia, oświadcza, że posiada do nich odpowiednie prawa i udziela Organizatorowi niewyłącznej licencji na ich wykorzystanie wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy.

7.4. Organizator może, za uprzednią zgodą Klienta, wykorzystywać wybrane materiały dokumentujące zrealizowane Wydarzenie (np. zdjęcia, nagrania wideo, opisy) w swoich materiałach referencyjnych i promocyjnych, w tym w Serwisie, mediach społecznościowych oraz materiałach marketingowych.

8. Ochrona danych osobowych i polityka prywatności

8.1. Administratorem danych osobowych Użytkowników i Klientów jest EVENT HALL LOUNGE, działający zgodnie z obowiązującymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

8.2. Dane osobowe pozyskiwane za pośrednictwem Serwisu, w tym poprzez formularze kontaktowe, przetwarzane są w celach związanych z obsługą zapytań, przygotowaniem ofert, zawarciem i realizacją Umów, a także – w przypadku wyrażenia odpowiednich zgód – w celach marketingowych.

8.3. Użytkownikowi przysługują prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

8.4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, stosowane środki bezpieczeństwa oraz informacje o plikach cookies zostały opisane w odrębnych dokumentach: Polityka Prywatności oraz Polityka Cookies, dostępnych w Serwisie.

8.5. Korzystanie z Serwisu może wiązać się z zapisywaniem w urządzeniu końcowym Użytkownika plików cookies lub podobnych technologii. Użytkownik ma możliwość zarządzania ustawieniami cookies w ramach swojej przeglądarki internetowej zgodnie z informacjami zawartymi w Polityce Cookies.

9. Postanowienia końcowe i zmiany regulaminu

9.1. Regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania w Serwisie i ma zastosowanie do wszystkich Usług świadczonych przez Organizatora za pośrednictwem strony https://eventhalllounge.com, o ile strony nie postanowią inaczej w indywidualnej Umowie.

9.2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, rozszerzenia zakresu usług, wprowadzenia nowych funkcjonalności Serwisu lub konieczności doprecyzowania istniejących postanowień.

9.3. Zmieniony Regulamin zostanie opublikowany w Serwisie z odpowiednim wyprzedzeniem. Informacja o zmianie Regulaminu może zostać dodatkowo przekazana Klientom poprzez kanały kontaktu wykorzystywane przy realizacji Umowy.

9.4. Do Umów zawartych przed dniem wejścia w życie zmian Regulaminu stosuje się postanowienia Regulaminu obowiązujące w dniu zawarcia danej Umowy, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej.

9.5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz innych ustaw powszechnie obowiązujących.

9.6. Regulamin dostępny jest stale w Serwisie w zakładce Regulamin. Użytkownik może w każdej chwili zapoznać się z jego aktualną treścią, utrwalić ją lub wydrukować na własne potrzeby.